VIP رایگان
موضوعات داغ

مدیریت زمان و برنامه ریزی حرفه‌ای با ۶۴ نکته ساده که اغلب مدیران نمی‌دانند!

اگر مطالب زیادی در مورد مدیریت زمان و برنامه ریزی خوانده‌اید ولی هیچ‌کدام آن‌ها اثر گذار نبوده‌اند و یا اینکه برای مدت بسیار کوتاه اثر بخش ‌بوده‌اند، فکر می‌کنم به جای درستی آماده‌اید 🙂

بسیاری از کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی تمام تاکید آن‌ها روی اهمیت زمان، زمان طلا است و …
ولی ما تک‌تک نکات را برای شما باز می‌کنیم. مطمئنم لذت خواهید برد!

آخرین بروزرسانی: ۱۸ مهر ۱۳۹۷

 

آموزش‌های VIP رایگان چه چیزهایی هستند؟

اگر بخواهم خیلی خلاصه توضیح بدهیم، بهترین‌ و جامع‌ترین مقاله‌های سایت همیارتوربو در این قسمت قرار می‌گیرد.

هدف ما از ساخت این مقاله‌های فوق‌العاده دادن یک‌مسیر راه جامع به شماست. این مقاله‌هارا تا جایی تکمیل می‌کنیم که در کل جهان! هیچ آموزشی جامع‌تر از این مقاله‌ها وجود نداشته باشد.

همچنین اگر قصد تهیه محصولات همیارتوربو را دارید ولی آشنایی کمی با دارید، پیشنهاد می‌کنم از این مطالب فوق‌العاده استفاده کنید. اگر لذت بردید ( که مطمئنم خواهید برد!)می‌توانید از محصولات نیز استفاده کنید 🙂

پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را در مرورگر خود بوک‌مارک (Bookmark) کنید تا همیشه به آن دسترسی داشته باشید.
از آن‌جا که مقاله‌های جامع بسیار طولانی هستند ما آن‌را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کردیم. پیشنهاد می‌کنیم هر روز تنها فقط چند نکته را اجرا کنید و سپس ادامه مقاله را بخوانید.

 

مخاطبین این مقاله

  1. صاحبان کسب‌و کارهای کوچک (کسب‌و کارهایی که کمتر از ۵ کارمند دارند و سابقه فعالیت آن‌ها کمتر از ۳ سال است)
  2. کسب‌و کارهای آموزشی
  3. وبمسترها (مدیران سایت)

 

مدیریت زمان و برنامه ریزی به تنهایی کافی‌ نیست!

درست شنید‌ه‌اید!‌ مدیریت زمان و برنامه ریزی به تنهایی کافی‌ نیست! بسیاری از مطالب مدیریت زمان و برنامه ریزی نمی‌توانند بهره‌وری شما را بالا ببرند.

دلیلش این است که قدم‌های پیشنیاز به درستی رعایت نشده. ما در این مقاله مدیریت زمان و برنامه ریزی حرفه‌ای را به ترتیب اولویت‌ها آموزش می‌دهیم.

یعنی تا زمانی که اولین قدم مدیریت زمان را درست بر نداشته‌اید. خواندن ادامه داستان کار بسیار اشتباهی هست!

قدم اول مدیریت زمان و برنامه ریزی: افزایش عملکرد فردی

 

۱.  افزایش عملکرد با مدیریت زمان متفاوت است!

بسیاری از افراد افزایش عملکرد را با مدیریت زمان و برنامه ریزی یکسان می‌دانند. وقتی درباره‌ی انجام کارهای بیشتر در یک زمان مشخص صحبت می‌کنیم

بلافاصله می‌گویند تنها راه ممکن آن است که در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مهارت بیشتری پیدا کنیم.

در بسیاری از کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی بیشترین تاکید فقط بر استفاده بهتر از زمان است در همین مقاله نیز اندازه کافی در مورد مدیریت زمان صحبت می‌کنیم. ولی با این که مدیریت زمان بسیار مهم است کافی نیست.

اجازه دهید یک مثال بزنم. فرض کنید امروز تصمیم گرفته‌اید که این مقاله را تا انتها مطالعه کنید و در برنامه امروز تان وقت کافی برای این موضوع در نظر گرفته اید.

شاید پس از مدت کوتاهی احساس خستگی کنید و همچنین گرسنگی و موارد دیگر شما را از خواندن ادامه این مقاله منصرف کند(اگر به مدیریت عملکرد توجه نکنید!).

بنابراین افرادی که انرژی کافی ندارند به تدریج خسته می‌شود و کم‌کم مدیریت زمان و برنامه ریزی را نیز کنار می گذارند.

۲.  به توربوشارژر های خود توجه کنید!

اصطلاح توربو شارژر. اصطلاحی است که توسط خودمان ساخته شده است. توربو شارژر استعاره از چهار انرژی بدن است.

توربوشارژر در دنیای واقعی قطعه‌ای از ماشین‌های فوق حرفه‌ای است. این قطعه با ارزش باعث می‌شود که ماشین در زمان کوتاه سوخت بسیار زیادی را مصرف کند و بهره‌وری آن را به حداکثر برساند.

حال تصور کنید که در بدن انسان چهار توربوشارژر وجود دارد. و اگر به یکی از آنها اهمیت ندهیم عملکرد ما به شدت قفل می کند.

فیلم ماشینی که ۴ توربوشارژر قدرتمند در آن قرار گرفته است!

 

۳. چهار توربو شارژر انسان!

توربوشارژر‌های انسان انرژی فیزیکی، احساسی، فکری و روحی است. بنابراین برای بهره‌وری خارق العاده علاوه بر مدیریت زمان و برنامه ریزی باید بر مدیریت توربوشارژرها تمرکز کرد.

۴. توربوشارژر فیزیک بدن

اولین توربو شارژر انرژی فیزیکی و قدرت جسمانی ماست بدون انرژی فیزیکی کافی هیچ کار بزرگ امکان پذیر نیست.

معمولاً به راحتی ساعات خواب خود را به کارهای دیگر اختصاص می‌دهیم تا مثلا بیشتر تلاش کرده‌ باشیم! و خب معمولا نتیجه نیز مشخص است.

شاید باورتان نشود! خودم وقتی کارهای خیلی مهم داشته باشم و احساس خستگی کنم. زودتر از زمان‌های دیگه می‌خوام تا کاملا انرژی فیزیکی‌ من بازیابی بشود!

بدن نیاز به توجه فراوانی دارد و ما باید بهترین نگهداری ممکن را از آن انجام دهیم اگر از بدنمان به خوبی نگهداری کنیم نه تنها سلامتی و شادی بیشتری نخواهیم داشت بلکه عملکرد ما افزایش می یابد و می توانیم کارهای خارق العاده انجام دهیم.

همه دوست دارند با افراد شاد و پر انرژی وقت بگذرانند افراد پر انرژی باعث ایجاد انگیزه می شود هیچکس دوست ندارد نزدیکترین دوستش فردی خسته و بی انرژی باشد.

۵. تمرین تنفس عمیق

اولین گام برای تقویت انرژی فیزیکی تنفس بهتر است. اگر تنفس ما بسیار کوتاه و مقطعی باشد اکسیژن کافی به بدن نمی‌رسد و همین موضوع باعث کاهش عملکرد جسمی میشود.

همین الان از بینی خود اکسیژن را وارد ریه ها کنید. شش ثانیه نفس خود را حفظ کنید. و آرام آرام از دهان خود بیرون دهید.

همین تمرین ساده باعث می‌شود انرژی شما افزایش پیدا کند و باعث کاهش خستگی شود

۶. گلایسمیک ایندکس یا gi چیست

گلایسمیک ایندکس به ما  می‌گوید که هر خوراکی که در یک بازه زمانی مشخص چقدر باعث افزایش گلوکز یا قند خون در بدن می‌شود.

گلایسمیک ایندکس یا GI عددی بین صفر تا صد هست. هرچقدر اندازه این عدد برای یک خوراکی بیشتر باشد معنی این هست که اون خوراکی سریعتر باعث افزایش گلوکز می‌شود.

اگه ما در طول روز خوراکی هایی رو مصرف کنیم که عدد GI پایین‌تر باشد، در طول روز انرژی بیشتری خواهیم داشت. چون قند آن آرام آرام جذب خون بدن میشه

اگه خوراکی‌هایی رو مصرف کنیم که GI اون‌ها خیلی بالاست (بالاتر از ۷۰) برای یه زمان کوتاه احساس شادی و انرژی می‌کنیم ولی بعد از آن بلافاصله عملکرد ما افت می‌کند.

خوراکی‌هایی که GI پایین دارن عملکرد ما رو برای مدت طولانی، بالا نگه می‌دارن

  می‌توانید به مقاله گلایسمیک ایندکس مراجعه کنید تا جدول کاملی از عدد gi خوراکی های مختلف را ببینید

۷. مراسم صبحگاهی داشته باشید

بسیاری از کتاب‌های مدیریت زمان توصیه می‌کنند فاصله پس از رسیدن به محل کار از سخت ترین کارها شروع کنیم. ولی اگه به مدیریت انرژی اهمیت بدهیم این روش خیلی مناسب نباشد.

بهتر است روز کاری را با شارژر انرژی شروع کنیم نه با مصرف انرژی. سعی کنید همیشه در ابتدای روز از هر کاری که از آن لذت می برید انجام دهید.

زمان این مراسم شاید ۱۰ الی ۳۰ دقیقه طول میکشد. می‌توانیم یک موسیقی لذت بخش گوش بدهید، کتابهای مورد علاقه‌تان را بخوانید، کمی ورزش کنید و یا هر کاری که انجام آن به شما انرژی می‌دهد.

خلاصه این که تاجایی که می‌توانید کاری کنید که در ابتدای روز از آن لذت ببرید!

 

۸. حجم وعده های غذا را افزایش دهید

بر اساس تحقیقات انجام شده روی بدن انسان محققان به این نتیجه رسیده‌اند که انسان در بازه های ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه نیاز به تغذیه مناسب دارد بنابراین در طول روز باید بیش از سه وعده غذا بخوریم و البته حجم هر وعده را کاهش دهیم

لازم نیست به خودتان فشار بیاورید! هر روز سعی کنید که فقط یک وعده دیگر غذا بخورید. اگر در روز فقط دو وعده غذا می‌خورید سعی کنید آن را به سه بعدی تبدیل کنید.

۹. فعالیت بدنی بیشتری داشته باشید

شارژ انرژی فیزیکی در محل کار با خوراکی تامین نمی‌شود. بلکه فعالیت‌های بدنی برای بازیابی انرژی فیزیکی ضروری است.

در سازمان بورس آمریکا افراد به دو دسته تقسیم شدند دسته اول پس از یک ساعت ۹۰ ثانیه ورزش می کردند یعنی از روی صندلی خود بلند می‌شدند نفس عمیق می‌کشیدند و نرمش‌های چند ثانیه‌ای انجام می‌دادند.

دسته دوم این کار را انجام نمی‌دادند و به صورت پیوسته کار می‌کردند. نتیجه این آزمایش بسیار عجیب بود و افراد دسته دوم اشتباهات بسیار بیشتری در کار خود داشتند.

بنابراین هرچقدر هم که پرمشغله باشید می توانید حداقل چند دقیقه ورزش کنید.

پیشنهاد من این است که اگر می‌توانید کمی‌ زودتر از خانه بیرون بیاید و با دوچرخه به محل‌کار بروید! فقط یک‌بار امتحان کنید و نتیجه فوق‌العاده آن‌را بر روی کار خود ببینید!

یکی از فعالیت هایی که به نوعی فعالیت بدنی محسوب می شود تنفس عمیق است

۱۰. به اندازه کافی بخوابید

معمولاً وقتی تحت فشار قرار می‌گیریم از اولین چیزهایی که صرف نظر می‌کنیم خواب و استراحت کافی است.

کمبود خواب فکر کردن، یادگیری و تصمیم‌گیری را تحت تاثیر قرار داده و اشتباهات کاری را افزایش می‌دهد.

افراد پرمشغله معتقدند با خوابیدن کمتر نیز می‌توانند به زندگی ادامه دهند!

آنها می‌گویند کافی است در طول شبانه‌روز چهار یا پنج ساعت بخوابد و به هیچ وجه خسته نیستند. کمبود خواب باعث ایجاد دو خطر مهلک می‌شود ۱. کاهش عملکرد بدن ۲. افزایش اشتباهات کاری.

۱۱. مانند کریستیانو رونالدو بخوابید!

مرجع خبری رئال مادرید می گوید که کریستیانو رونالدو به طور متوسط روزانه ۱۲ ساعت می‌خوابد.

در حقیقت ستاره رئال مادرید به استراحت حرفه‌ای اهمیت زیادی می‌دهد و به همین خاطر است که خواب را بخش مهمی از کارش می‌دانند

تمامی افراد بالغ صرف نظر از توانایی فیزیکی‌شان در طول شبانه روز به هفت الی هشت ساعت خواب نیاز دارند تا در بالاترین حالت عملکرد قرار بگیرند.

۱۲. زمان حداکثر بهره‌وری!

زمان حداکثر بهره‌وری یا‌ UHP time (مخفف Ultra High Performance) زمانی است که شخص در آن به اوج بهره‌وری می‌رسد. این زمان برای هر کس متفاوت است.

بسیاری از افراد بر این باور هستند که حداکثر بهره‌وری انسان اول صبح است. ولی تحقیقات جدید ثابت کرده بعضی از افراد در ظهر و یا حتی شب به حداکثر بهره‌وری می‌رسند.

خودم معمولاً برای انجام کارهای فیزیکی ظهر را ترجیح می‌دهم. مجدداً تکرار می کنم که این زمان برای هر کس متفاوت است.

سعی کنید که زمان های حداکثر بهره‌وری خود را بشناسید. آیا فکر می‌کنید برای موفقیت باید سحرخیز بود؟ 🙂 پس این فایل صوتی را تا آخر گوش بدهید. رادیو بهره‌وری ۲

دانلود فایل صوتی

۱۳. توربوشارژر احساس

در روز کاری مشغله زیادی داریم ولی در آرامش کارهای لازم را انجام می‌دهیم و به اتمام می‌رسانیم.

گاهی دقیقاً همان مشغله و مسئولیت‌ها را داریم ولی احساس فوریت داریم نمی‌دانیم چه کاری انجام می‌دهیم.

نمی‌توانیم کاملاً جذب کارمان شویم و مرتب از این شاخه به آن شاخه می کنیم. چنین داستانی نشانه کم شدن انرژی احساسی ماست و نیاز به شارژ دارد.

۱۴. تاثیر احساسات بر روی قهرمانان ورزشی

جیمی کانرز یکی از قهرمانان تنیس جهان است. وقتی از او پرسیدند مهم‌ترین مهارتی که شمارا به قهرمان تبدیل کرده است چیست؟ او گفت: «در سال‌های اول، در بازی عصبانی می‌شدم ولی باگذشت سال‌ها یاد گرفتم که هیچ‌گاه در بازی عصبانی نشوم، حتی از دست خودم».

بنابراین حتی اگر در کسب‌وکار خود اشتباه بسیار بزرگی را مرتکب شده‌اید به خودتان بگویید: اشکالی ندارد، از این به بعد، بهتر عمل می‌کنم.

از شما می‌خواهم هیچ‌وقت خودتان را سرزنش نکنید. این تمرین شاید در ابتدا بسیار سخت باشد و به اعتمادبه‌نفس فوق‌العاده‌ای نیاز دارد. کافی است فقط یک هفته تمرین کنید، هرگاه خودتان در زندگی شخصی یا محل کار اشتباهی مرتکب شدید، خودتان را سرزنش نکنید.

۱۵. مهمترین نشانه اعتماد به نفس بالا

افرادی که اعتمادبه‌نفس بسیار بالایی دارند، معمولاً احساسات بسیار بهتری نسبت به بقیه دارند. بسیاری از افراد، بیش‌ازحد نگران نظرات دیگران درباره خودشان هستند.

کافی است فردی با آن‌ها بگوید کمی اضافه‌وزن دارید، آن‌ها خود را می‌بازند و تمام تلاش خود را می‌کنند تا خود را به شما ثابت کنند. چنین افرادی نمی‌توانند عملکرد بسیار بالایی از خود نشان دهند.

در مقابل افرادی هستند که نگران دیدگاه‌های دیگران نیستند و به‌اصطلاح برای خودشان زندگی می‌کنند. این افراد احساس بسیار بهتری نسبت به خودشان و دیگران دارند.

در مقابل افرادی هستند که نگران دیدگاه‌های دیگران نیستند و به‌اصطلاح برای خودشان زندگی می‌کنند. این افراد احساس بسیار بهتری نسبت به خودشان و دیگران دارند.

۱۶. وابستگی احساسی را از بین ببرید

هیچ عامل بیرونی نمی‌تواند همیشه احساساتتان را خوب نگه دارد. عامل بیرونی می‌تواند ماده خاص، مانند دخانیات یا یک فرد خاص یا هر چیز دیگری که بدون آن نمی‌توانید لحظه‌ای احساس خوبی داشته باشید.

داشتن وابستگی احساسی به هر چیزی باعث می‌شود شیء مقابل به ما ضربه بزند، این‌یک قانون است.
به‌خصوص کسانی که در روابط عاطفی به یک شخص وابسته می‌شوند، آن رابطه، به بدترین شیوه ممکن از بین می‌رود.

راهکار چیست؟ چنین افرادی با درون خود رابطه‌ی خوبی ندارند و چون از درون خود، نمی‌توانند در خود احساس خوب ایجاد کنند به شخصی وابسته می‌شوند که بتواند این خلأ رو پر کند.

ازآنجایی‌که یک خلأ عاطفی هرگز با عوامل بیرونی پر نمی‌شود، آن رابطه از بین می‌رود. پس باید بتوانید بدون استفاده از هیچ عامل بیرونی در درونتان احساس خوبی ایجاد کنید.

 

۱۷. چگونه در محل کار احساسات مثبت داشته باشیم

سازمان گالوپ که یک مجموعه تحقیقاتی بزرگ و معروف است، سال‌ها بر این موضوع تحقیق کرد که مهم‌ترین عامل خلاقیت و ابتکار در کارمندان چیست.

شاید فکر کنیم زیبایی محیط کار، میزان حقوق، تفریحات در محل کار و مواردی شبیه این. ولی نتیجه این تحقیق بسیار غیرمنتظره بود.

مهم‌ترین عامل برای افزایش بهره‌وری و خلاقیت کارمندان، ارتباط دوستانه و سالم با رئیس و افراد ارشد است. درواقع ارتباط خوب و دوستانه باعث ایجاد احساسات مثبت در کارکنان می‌شود.

کارمندانی که با مدیران خود، دوست هستند و هرروز با یکدیگر صحبت می‌کنند و از طرف مدیر تشویق می‌شوند، بالاترین میزان خلاقیت و ابتکار نشان می‌دهند.

۱۸. چند پیشنهاد ساده برای انرژی احساسی در محل کار

همان‌طور که قبلاً توضیح داده شد بهترین روش آن است که حدود ۹۰ دقیقه فعالیت شدید و متمرکز انجام دهیم و سپس چند دقیقه را به بازیابی انرژی اختصاص دهیم.

بازیابی انرژی حساسی هم بخشی از آن است. برای خود فهرستی از کارهای لذت‌بخش ۵ دقیقه‌ای تهیه کنید که می‌تواند باعث شارژ انرژی احساسی شما شود و در محل کار استفاده کنید.

نکته مهم آن است که به کاری بپردازید که از آن واقعاً لذت ببرید. شاید از کشیدن نقاشی، خوشنویسی، نوازندگی، خواندن لطیفه یا از هر چیز دیگری که لذت می‌برید.

در ادامه چند مورد پیشنهادشده که می‌توانید استفاده کنید.

شنیدن آهنگ موردعلاقه – نوازندگی – دیدن عکس‌های موردعلاقه – خواندن مجله موردعلاقه – مرتب کردن اتاق کارخارج شدن از محل کار و پیاده‌روی- دیدن فیلم‌های مورد علاقه – تلفن به یک دوست خوب – صرف چای با همکاران

 

۱۹. ظاهر محیط کار را بهبود دهید

ما در طول روز ساعات طولانی را در محیط کار سپری می‌کنیم. منظره محل کار ما ساعت‌ها در معرض دید همگان است؛ بنابراین بیشترین تلاش را برای لذت‌بخش‌تر کردن محیط کارتان انجام دهید.

یک تابلوی زیبا از طبیعت می‌تواند تأثیرگذار باشد.

اگر کارمند هستید و توانایی ایجاد تغییر در دکوراسیون اتاق ندارید، بر روی کاغذ سفید جملات انگیزشی را چاپ کنید و در معرض دید خودتان قرار دهید یا این کار را بر صفحه مانیتورتان انجام دهید.

تمیز نگه‌داشتن محیط کار می‌تواند مفید باشد. استفاده از خوشبوکننده مناسب در محل کار نیز می‌تواند به احساسات بسیار کمک کند. البته بهترین خوشبوکننده‌ها مواردی هستند که خداوند خلق کرده است یعنی گل‌ها و گیاهان

برای خودم یه عطر خوشبو گرفته‌ام! و آن‌را روی میزکارم گذاشته‌ام! شما هم می‌توانید چنین کارهایی بکنید! 🙂

۲۰. توربو شارژر فکر

سومین عامل مهم در افزایش بهره‌وری، تقویت قوای ذهنی یا انرژی فکری‌مان است. اگر به‌سلامتی مغز اهمیت بدهیم، شادتر و موفق‌تر خواهیم بود.

تصمیمات درستی خواهیم گرفت و کیفیت زندگی بهبود می‌یابد.

نکته مهم این است که کار فکری، بسیار بیشتر از یک کار فیزیکی از ما انرژی می‌گیرد.

وزن مغز حدود ۲ درصد وزن کل بدن را تشکیل می‌دهد ولی تقریباً ۲۵ درصد اکسیژن دریافتی بدن را مصرف می‌کند. اگر انرژی ذهنی خود را بازیابی نکنیم نتیجه آن افزایش اشتباهات، کاهش خلاقیت و ریسک‌پذیری خواهد شد.

 

۲۱. راز پیشرفت فوق‌العاده

وقتی فعالیتی را شروع کردیم، نباید به مغز خود اجازه بدهیم تا درباره موضوعات دیگر فکر کند.

باید رؤیاپردازی در هنگام انجام فعالیت‌های مهم را کنار بگذاریم و سعی کنیم به‌صورت ارادی به خود یادآوری کنیم که ذهن ما نباید منحرف شود و باید فقط بر فعالیت کنونی تمرکز کنیم.

مثلاً هنگام انجام یک کار مهم به این فکر افتادیم که قبض تلفن همراه ما را پرداخت نکرده‌ایم.

بهترین کار آن است که به‌محض اینکه کار دیگری به ذهن خطور کرد، آن را در برگه یا در موبایل خود یادداشت کنید و به فعالیت اصلی خود برگردید. پس اتمام فعالیت به‌صورت کامل، به آن ایده بپردازید.

 

۲۲. میز کار  خود را مدیریت کنید

احتمالاً شما هم می‌دانید که یک میز کار شلوغ، باعث کاهش کارایی می‌شود، زیرا اطلاعات لازم به‌راحتی یافت نمی‌شود به زمان جستجو افزایش می‌یابد.

در مکان‌های اداری، به‌طور متوسط ۱۵۰ ساعت در سال صرف جستجو اقلام مختلف می‌شود. خانم لیز دیون پورت در کتابش از «بی‌نظمی تا نظم» در این زمینه پیشنهاد‌های ساده و کاربردی ارائه می‌دهد.

  • هر چیزی که کاربرد روزانه دارد باید در دسترس دست باشد.
  • هر چیزی که کاربرد هفتگی دارد باید در دسترس باشد.
  • هر چیزی که کاربرد ماهانه دارد باید در اتاق کار باشد.
  • هر چیزی که کاربرد کمتر دارد نباید در اتاق کار باشد.
  • ۹۵ درصد وسایل اطراف و زیر میز بی‌مصرف هستند.

۲۳. چگونه  مدرک دکترا در حیطه خود داشته باشیم؟

یکی از مواردی که عملکرد مغز را افزایش می‌دهد فرایند یادگیری است.

برایان تریسی  گفته است که: «اگر کسی، هر هفته یک کتاب، در حوزه کاری خود مطالعه کند، در یک سال پنجاه کتاب را مطالعه کرده است که تقریباً معادل مدرک دکترا در هر زمینه‌ای است»

 

۲۴.  استفاده از «طوفان فکری» برای حل مسئله

اگر نمی‌توانید راه‌حلی برای مسائل خود پیدا کنید، خود را ملزم به نوشتن ۲۰ راهکار احتمالی بکنید. بالای برگه بنویسید چگونه می‌توانم این مسئله را حل کنم یا چگونه می‌توانم به هدفم برسم؟ سپس ۲۰ راهکار یا اقدام ممکن برای سؤال خود بنویسید.

البته می‌توانید جواب‌های بیشتری بنویسید، ولی در این تمرین حداقل جواب‌ها باید ۲۰ عدد باشد. استفاده مداوم از این تمرین ذهنتان را قوی‌تر و سریع‌تر می‌کنید کافی است یک‌بار امتحان کنید تا از نتایج آن شگفت‌زده شوید!

 

۲۵. توربو شارژر روحیه

انجام کارهای بزرگ و خارق‌العاده مستلزم داشتن روحیه قوی و مستحکم است. بعضی از افراد در انجام کارهای کوتاه‌مدت و مقطعی موفق هستند.

ولی وقتی کارها بزرگ‌تر می‌شوند نمی‌توانند آن‌ها را به پایان می‌رسانند، زیرا کارهای بزرگ به روحیه قوی‌تری نیاز دارد. داشتن روحیه بالا سبب می‌شود به تعهدات خود عمل کنیم.

جان مکسول در کتاب «موضوع روز» می‌گوید: داشتن انگیزه بالا برای شروع یک کار لازم است ولی اگر می‌خواهیم کاری را به پایان برسانیم باید تعهد بالایی داشته باشیم.

روحیه ما زمانی تقویت می‌شود که احساس کنیم هرروز مطابق با معیارهای والایی زندگی می‌کنیم و عوامل مختلف نمی‌تواند باعث شکستن معیارهای ما شود.

اگر یاد خداوند را فراموش کنیم بلافاصله معیارهای سست می‌شود و پس از مدتی روحیه خود را از دست می‌دهیم.

برای مثال افرادی همیشه سعی می‌کنند که در کسب‌وکار خود صادق باشند. همین موضوع باعث از دست رفتن فروش‌های پرسود می‌شود، با انجام دادن این کار روحیه آنان تقویت می‌شود و آن‌ها را برای انجام کارهای بزرگ‌تر آماده می‌سازد.

 

۲۶.تفاوت روحیه و احساسات

ما در بدترین شرایط احساسی می‌توانیم با چند دقیقه ورزش و یا گوش دادن به موسیقی احساس خوبی در خودمان ایجاد کنیم. احساسات ما در روز می‌تواند بارها تغییر کند، ولی روحیه وضعیت خیلی پایدارتری است.

بااهمیت دادن به معنویات و یاد خداوند روحیه ما تقویت می‌شود. همچنین اختصاص وقت برای خانواده، دوستان و اقوام زندگی ما را ارزشمندتر می‌سازد.

 

۲۷. چشم انداز داشته باشید

یک چشم انداز درست باعث ایجاد شور و شوق خاصی درمان میشود برای رسیدن به آن از هیچ تلاشی دریغ نکنیم.

 

هلن کلر می‌گوید بهتر است نابینا باشیم و چشم انداز و خارق‌العاده‌ای داشته باشیم تا اینکه ببینیم اما هیچ رویایی بزرگی نداشته باشیم!

 

۲۸. چشم انداز بدون ارزش به هیچ دردی نمی‌خورد!

احتمالاً صحبت‌های زیادی درباره چشم‌انداز شنیده‌اید. اما کمتر شنیده‌اید که باید برای چشم اندازهای خود ارزش‌های درست تعیین کنیم و آنها را اولویت بندی کنیم.

منظور از ارزش‌ها، همان معیارهای اصلی زندگی ماست. معیارهایی که براساس آن‌ها فکر می‌کنیم، تصمیم می‌گیریم و انجام می‌دهیم.

برای مثال اگر چشم انداز من رسیدن به یک ارتباطات عالی است، مهمترین ارزش ها می توانند این ها باشند: صداقت، صداقت و صداقت!

در همیار توربو مهم‌ترین ارزش‌ها به ترتیب؛ صداقت، سرعت و دقت هست!

قدم دوم مدیریت زمان و برنامه ریزی: ایجاد انضباط شخصی

تا اینجا مهمترین و  اصولی‌ترین قدم افزایش بهره‌وری و همچنین مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را برداشته اید!

مطالب قدم اول بخش کوچکی از کتاب شکستن سدهای بهره‌وری بود اگر به موضوع افزایش عملکرد فردی علاقه‌مند شدید پیشنهاد می‌کنم حتما این کتاب را تهیه کنید.

 

۲۹. انضباط شخصی چیست؟

احتمالاً تعاریف مختلفی در مورد انضباط شخصی شنیده اید. اما ساده‌ترین توضیح آن انجام کار صرف‌نظر از شرایط است. اولین گام برای داشتن انگیزه فوق العاده داشتن انضباط شخصی است

یعنی اگر قرار است کاری امروز انجام شود فرق نمی‌کند که خسته هستیم یا گرسنه! آن کار باید انجام شود!

 

چرا داشتن انضباط شخصی سخت است!؟

بسیاری از مدرس های انضباط شخصی مدیریت زمان و برنامه ریزی بر راهکارهای تقویت اراده کار میکند. اما این روش به اندازه کافی جوابگو نیست.

 

۳۰. چند روش ایجاد انضباط شخصی و انگیزه

ساده ترین کارهایی که میتوان برای انضباط شخصی درست انجام داد. این است  در موارد زیر تغییر اساسی ایجاد کنید

۱. شرایط

۲. محیط

۳. افراد

۴. کار

برای مثال: اگر محل کار شما بسیار کثیف و شلوغ باشد. نمی‌توانید برای انجام کارهای بزرگ بسیار با انگیزه باشید.

اگر دوستان یا افرادی در محل کار خود دارید که بسیار منفی نگر هستند در اولین فرصت از آنها فاصله بگیرید.

 

۳۱. راز ۵ نفر نزدیک شما!

جیم ران در این تئوری می‌گوید: زندگی شما در آینده شبیه پنج نفر نزدیک به شماست.

بررسی کنید که با چه افرادی ارتباط دارید. افکار و آینده شما نیز احتمالا مانند آنهاست!

 

۳۲. قالب انجام کار با انضباط شخصی

از این به بعد هرکاری که خاصیت انجام دهید را در این قالب ببرید

۱. آمادگی فکری فیزیکی ۲. انجام کار ۳. پاداش

آمادگی فکری یعنی پرسیدن این سوالات:

چرا این کار باید انجام شود؟

آیا می توان این کار را حذف کرد و به کارهای دیگر پرداخت؟

همیشه به خودتان بگویید اگر این کار را شروع کنم باید آن را تا انتها ادامه دهم بنابراین راه بازگشتی وجود ندارد (البته به شرطی که آن کار نادرست نباشد. اگر متوجه آن شدید لازم نیست ادامه دهید)

آمادگی فیزیکی یعنی آماده کردن تمام شرایط لازم برای انجام آن کار. برای مثال اگر قرار است کتاب بخوانم تمامی لوازم که برای این کار نیاز است را در دسترس خود قرار می دهم. میز کتاب دفترچه یادداشت مداد و…

بعد از قدم اول کار را با تمرکز کامل انجام دهید و به اتمام برسانید

شاید شما دو قدم قبلی را به درستی اجرا می‌کنید اما قبول کنید که بسیاری از ما قدم سوم را انجام نمی‌دهیم و آن پاداش دادن به خود است. اگر یادتان باشد باشید در مورد توربو شارژر احساسات می‌کردیم. یکی از کارهایی که باعث تقویت انرژی احساسی شما در محل کار می شود انجام کارهای کوچک و لذت بخش است.

بنابراین هر موقع کاری را به انضباط شخصی انجام دادید به خود جایزه دهید. خودم عاشق شکلات و تخمه هستم! وقتی یه کار سخت را به اتمام می رسانند حتماً برای خود شکلات میخرم! :))

قدم سوم مدیریت زمان و برنامه ریزی: ایجاد تمرکز

یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای افزایش عملکرد توانایی تمرکز بهتر است.

تمرکز را می‌توان انجام یک کار تا پایان آن تعریف کرد، مثلاً وقتی به ایمیل مشتریان پاسخ می‌دهیم فقط به ایمیل مشتریان پاسخ می‌دهیم و هیچ کار دیگری در هیچ شرایطی انجام نمی‌دهیم.

حتی اجازه نمی‌دهیم ذهن به چیز دیگری فکر کند. در آن ساعت زندگی شما در حال در یک موضوع خلاصه‌شده است؛ پاسخ به ایمیل‌های مشتریان.

 

۳۳. فن اسلحه!

تکنیکی که من از استاد ژان بقوسیان یا گرفته‌ام و به آن خیلی علاقه‌مندم چون باعث می‌شود که بهانه‌ها را کنار بگذاریم و سرعت‌عمل ما افزایش یابد این است که؛

فرض کنیم تفنگی بالای سر ما قرار دارد و به‌محض اینکه هر بهانه‌ای چه موجه به چه غیرموجه بیاوریم آن تفنگ شلیک خواهد کرد.

فرض کنید در مکانی که شما این مقاله رادارید مطالعه می‌کنید، قاتلی وارد شود و به شما بگوید یک سوزن ته گرد در این مکان وجود دارد! اگر در یک دقیقه آن را پیدا نکنید شمارا خواهم کشت!

زمانی که به دنبال سوزن هستید احتمالاً به این فکر نمی‌کنید «خب حالا ظهر ناهار چی بخورم؟!» اگر تمام‌کارهای خود را با این دید انجام دهید، بهره‌وری شما به‌شدت افزایش پیدا می‌کند.

 

۳۴. دوباره‌کاری را کنار بگذارید

آیا این موضوع برایتان آشناست؟ به دفتر خود وارد می‌شوید و سپس پوشه‌ای که روی میزتان وجود دارد که باید به آن‌ها پاسخ دهید.

نگاهی به اولین نامه میندازید و چند جمله از آن را می‌خوانید. می‌بینید پاسخگویی به آن زمان بیشتری ازآنچه اکنون در اختیاردارید را می‌طلبد.

پس فعلاً آن را کنار می‌گذارید. ناگهان تلفن زنگ می‌خورد و ۲۰ دقیقه با تلفن صحبت می‌کنید و به همین شکل کارهای زیادی را شروع می‌کنید، آن را به نتیجه نمی‌رسانید و رها می‌کنید.

قانون «فقط یک‌بار» را به ذهن بسپارید؛ اگر فعالیتی را آغاز کردید سعی کنید آن را به نتیجه برسانید. هرگز تا زمانی که وقت کافی برای پرداختن به یک ایمیل ندارید، سراغ آن نروید.

قانون «فقط یک‌بار» را به ذهن بسپارید؛ اگر فعالیتی را آغاز کردید سعی کنید آن را به نتیجه برسانید. هرگز تا زمانی که وقت کافی برای پرداختن به یک ایمیل ندارید، سراغ آن نروید.

 

۳۴. حواس‌پرتی را به صفر برسانید

۱. موبایل را کاملاً خاموش و یا در حالت هواپیما قرار دهید.

۲. صدای هرگونه تلفن تلویزیون و رادیو و … را حذف کنید.

۳. اقلام روی میز کار را تا حد ممکن کم کنید.

انجام موارد بالا، قبل از مدیریت زمان و برنامه ریزی ضروری است

 

۳۵.برای انجام کارها آماده‌باشید

قبل از مدیریت زمان و برنامه ریزی برای انجام کارها آماده‌باشید. مثلاً اگر تصمیم گرفته‌اید که روزانه مطالعه کنید؛

۱. کتاب موردنظر روی میز باشد.

۲. اگر یادداشت‌برداری می‌کنیم خودکار و برگه آماده باشد.

 

۳۶. تمرکز روی دایره برتری

آموزش‌های زیادی در مورد تقویت تمرکز هست اما یه چیزی نیست! اینکه دقیقا باید روی چه جیزی تمرکز کنیم.

تمرکز روی دایره برتری تئوری آقای وارن بافت هست. ایشون در حال حاضر جز ثروتمند‌ترین افراده جهانه و یه داستان خیلی باحال داره.

تو یه سمیناری ازش خواستن بیاد سخنرانی کنه، ولی اون قبول نکرد! چندبار جاهای دیگه باهاش مذاکره کردن و بهش گفتن اگه سخنرانی کنی ۵۰۰ هزار دلار نقد بهت می‌دیم ( ۵ میلیارد و ۵۰۰ میلیون تومن! /: ) اون هم فقط برای یک‌ساعت!‌ ولی بازم قبول نکرد.

گفت مهم نیست چه عددی رو پیشنهاد میدین. من این‌کارو انجام نمی‌دم . بعد رسانه‌ها بهش تهمت زدن و گفتن این چقدر مغروره می‌خواد خودشو مهم جلوه بده. اون تو یه مقاله جواب داد شما به من تهمت زدین چون کسب‌و کار بلد نیستید! 🙂

وارن بافت میگه: من هیچوقت‌ کاری رو خارج از دایره برتری انجام نمی‌دم. تنها زمانی کاری رو انجام می‌دم که در کل دنیا کسی وجود نداشته باشه که اون رو انجام بده!افزایش بهره‌وری

 

۳۷. ما کامپیوتر نیستیم!

کامپیوترها می‌توانند همزمان چند کار را انجام دهند! اما همین مالتی تسکینگ، سرعت کامپیوترها را نیز کاهش می‌دهد.

انجام چند کار به صورت همزمان عملکرد را فوق‌العاده کاهش می دهد پس بهتر است هنگام انجام کارهای مهم فقط برای فعالیت متمرکز شویم و تا ان فعالیت به پایان رسیده هیچ کار دیگری انجام ندهیم

 ۹۰ دقیقه فعالیت متمرکز و بدون وقفه می تواند دستاوردهای ما را نسبت به دیگران خارق العاده سازند

 

۳۸. کنترل نوتیفیکیشن‌های مزاحم

نوتیفیکیشن‌ها، اعلانهای برنامه‌ها هستند که معمولاً حتی زمانی که برنامه بسته باشد به شما نشان داده می شود.

نوتیفیکیشن‌های مزاحم قاتل تمرکز هستند! کنترل آنها هم برای موبایل و هم برای کامپیوتر ضروری است. هیچکس دوست ندارد وسط کار مهمی، آنتی ویروس برای ما پیامی بفرستد و بگوید مرا آپدیت کن!

برای اینکه اعلان یک برنامه را خاموش کنید می‌توانید در گوگل به این صورت جستجو کنید: حذف اعلان های برنامه …

قدم چهارم مدیریت زمان و برنامه ریزی: تبدیل موارد گفته شده عادت

چرا به دانسته‌های خود عمل نمی‌کنیم؟

شخص باعلاقه فراوان مطلبی را می‌آموزد.  سعی می‌کند چند نکته را اجرا کند ولی چون این فعالیت‌ها جدید هستند، معمولاً سخت و خسته‌کننده هستند.

این تلاش‌ها چند روز متوالی ادامه پیدا می‌کنند و نامرتب‌تر می‌شوند تا شخص ناگهان درمی‌یابد به همان روش‌های قبلی خود بازگشته است و در او تغییری ایجاد نشده است.

بسیاری از کسانی که در دوره‌های مدیریت زمان شرکت می‌کنند حداقل برای چند روز شروع به نوشتن فهرست روزانه می‌کنند کارها را اولویت‌بندی می‌کنند و… ولی پس از مدتی کوتاه به شرایط قبلی خود برمی‌گردند.

۳۹. مهم‌ترین وجه تمایز افراد فوق موفق و معمولی

افراد فوق موفق تمام‌کارهای مهم زندگی را تبدیل به عادت کرده‌اند، وقتی انجام یک فعالیت به عادت تبدیل شود دیگر انجام آن فراموش نمی‌شود.

خستگی، شرایط نامناسب و هیچ موردی باعث نمی‌شود که از انجام آن کار صرف‌نظر کنیم.

 

۴۰. کاهش مصرف انرژی

خداوند بدن انسان را طوری طراحی کرده است که وقتی کاری را زیاد تکرار می‌کنیم، بدن تشخیص می‌دهد که باید این عمل را به عادت تبدیل کند .

هرچه انجام این فعالیت به عادت تبدیل شود، بدن برای انجام آن فعالیت انرژی بسیار کمتری مصرف می‌کند.

کسانی که برای اولین بار رانندگی می‌آموزند پس از یک ساعت تمرین آن‌قدر خسته می‌شود که شاید نیاز به استراحت طولانی داشته باشند.

چون این کار تمرکز و دقت زیادی می‌طلبد و انرژی فکری فیزیکی و احساسی زیادی مصرف می‌کند. شخص باید به روبرو توجه کنند. دنده را به‌موقع عوض کند و …

 

۴۱. تبدیل فعالیت‌های مهم به عادت

چگونه می‌توان یک فعالیت خوب و مفید را به عادت تبدیل کرد؟ اگر یک فعالیت را حداقل به مدت  به‌روز ۳۰ روز تکرار کنیم به عادت تبدیل می‌شود.

پس اگر بتوانیم ۳۰ روز متوالی در یک‌زمان مشخص با شرایط مشابه کاری را تکرار کنیم، در روز سی‌ویکم آن کار را از روی عادت انجام خواهیم داد.

یک نکته در تغییر عادات این است که آن‌ها را به‌صورت تدریجی تغییر دهیم. بهتر است هرماه، تنها برای عادت متمرکز بشویم.

 

۴۲. سپر دفاعی بدن در ۱۰ روز اول تغییر عادت!

اگر این سی روز را به سه بازه زمانی ده‌روزه تقسیم کنیم، در ۱۰ روز اول، سیستم بدن از پذیرش آن خودداری می‌کند و این چهار انرژی به‌گونه‌ای هستند که دوست ندارند تغییر وضعیت دهند.

احتمالاً افرادی در خانواده خود می‌شناسید که تصمیم می‌گیرند رژیم لاغری بگیرند یا سیگار را ترک کنند.  آن‌ها تلاش‌های خود را تا ۱۰ روز ادامه نمی‌دهند و قبل از آن ناامید می‌شوند.

چون معمولاً در ۱۰ روز اول بدن در حالت تدافعی قرار دارد و همین موضوع باعث می‌شود که اغلب افراد قبل از ۱۰ روز تسلیم شوند.

 

۴۳. چگونه سختی کار را کاهش دهیم؟

برنامه‌ریزی تمام مراحل و جزئیات کار راه حل بسیار مناسبی است. برای مثال فرض کنید می‌خواهیم عادت کنیم که هرروز صبح به‌محض بیدار شدن یک لیوان آب بنوشیم.

برای این کار باید در جای خاصی یک لیوان قرار دهیم که روی آن نوشته‌شده است آب بخورید؛ بنابراین باید تمامی مراحل را از قبل برنامه‌ریزی کنیم.

 

۴۴. ده روز دوم و سوم ایجاد عادت جدید

در ده روز دوم، مقاومت و عدم پذیرش بسیار کمتر می‌شود ولی درعین‌حال کمی مقاومت می‌کند؛ اما در ۱۰ روز سوم سیستم بدن شروع به وفق دادن خود با وضعیت جدید می‌کند.

در این مرحله کار آسان‌تر است. درواقع  انرژی کمتری برای انجام کار مصرف می‌کند.

 

۴۵. چگونگی شکل‌گیری عادت‌ها

آقای چالرز دوهیگ در کتاب پرفروش خود «قدرت عادت» درباره چگونگی شکل‌گیری عادت‌ها صحبت می‌کند که به‌طور خلاصه آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

شکل‌گیری عادت‌ها در سه مرحله انجام می‌شود

۱. نشانه: ما با نشانه‌هایی در زندگی برخورد می‌کنیم، مثلاً در محل خاصی قرار می‌گیریم یا بوی خاصی را استشمام می‌کنیم.

۲. فعالیت: این نشانه‌ها مغز را وادار می‌کند تا فعالیت خاصی را انجام دهد.

۳. پاداش: این فعالیت‌ها منجر به یک پاداش می‌شود. این پاداش می‌تواند نتیجه ملموس یا حتی یک احساس خوب باشد.

این موضوع باعث می‌شود در دفعات بعد، وقتی با این نشانه برخورد ‌کنیم، با شدت بیشتری این فعالیت را انجام بدهیم تا به همان پاداش برسیم و این چرخه آن‌قدر ادامه پیدا می‌کند تا در ما تبدیل به یک عادت شود؛ و به همین ‌سادگی، می‌توان کارهای مهم را به عادت‌های بزرگ تبدیل کرد.

این عادت‌ها در هر زمینه‌ای می‌تواند آن‌قدر تأثیرگذار باشد که اگر یک روز آن فعالیت انجام نشود روی سیستم بدن ما اثر منفی بگذارد.

 

۴۶. چگونه از این چرخه طلایی استفاده کنیم؟

کسانی که می‌خواهند عاداتشان را تغییر بدهند، ابتدا باید این عقیده را بپذیرد که می‌تواند تغییر کنند. کلید طلایی تغییر عادت آن است که نشانه و پاداش را حفظ کنیم و فعالیت را تغییر دهیم.

 

۴۷. روش ترک عادات مضر

فرض کنید فردی هر بار که یک نشانه دریافت کند-مثل خشم-سمت مصرف سیگار و می‌رود و پس‌ازآن یک پاداش-احساس خوب-دریافت کند. چه احساس واقعی باشد و چه ذهنی.

در دفعات بعد، عصبانیت باعث مصرف سیگار می‌شود و باز احساس خوب دریافت می‌شود. این عادت تا جایی ادامه می‌یابد که اگر فرد خشمگین شد و سیگاری در دسترس نبود، دچار سردرد می‌شود.

ما باید با ثابت نگه‌داشتن نشانه و پاداش، فعالیت را تغییر ‌دهیم. فردی که می‌خواهد سیگار را ترک کند، می‌تواند هنگام خشمگین شدن به‌جای سیگار یک آدامس یا شکلات بخورد.

بنابراین با دریافت همان نشانه قبلی، فعالیت متفاوتی انجام می‌شود که تقریباً همان پاداش قبلی را به دنبال دارد.

اگر این چرخه ادامه پیدا کند، بعد از مدتی شکلات جایگزین سیگار می‌شود. سپس خوردن آن مشکلات، خود تبدیل به یک عادت می‌شود!

همان‌طور که دیدیم یکی از رازهای مهم افزایش بهره‌وری آن است که عادت‌های زندگی  را تغییر دهیم: عادت‌های تغذیه، عادت‌های کارکردن و مهم‌تر از آن‌ها عادت‌های استراحت و بازیابی انرژی.

قدم پنجم مدیریت زمان و برنامه ریزی: یادگیری حرفه‌ای

اهمیت یادگیری برای همه واضح است. یادگیری تنها نعمتی است که با آن میتوان تجربیات ۱۰ ساله را در چند هفته پیاده سازی کرد. می‌توان با آن درآمد را افزایش داد.  حال باید یاد بگیریم که چگونه از این نعمت استفاده کنیم!

۴۸. یادگیری های غیر تخصصی

امروزه دانش و مهارتی نیست که نتوان از طریق اینترنت آن را پیدا کرد. تقریباً در هر حوزه‌ای اساتید بسیار متخصص وجود دارند که می‌توان از آنها استفاده کرد.

برای مثال: من یک محصول تولید کرده ام و می خواهم متن تبلیغاتی خوبی برای آن بنویسم. ترجیح می‌دهم به جای اینکه یک کتاب در مورد تبلیغات بخوانم. خیلی بیشتر هزینه کنم و یک دوره جامع تبلیغ نویسی را تهیه کنم

 

۴۹. یادگیری های حوزه تخصصی

برای یادگیری تخصصی خود فقط کتابهای پرفروش را بخوانید.

برای یافتن کتابهای پرفروش حوزه خود کافیست اسم حوزه خود را در سایت آمازون بنویسید. سپس روی کلمه best sellers یا پرفروش‌ترین‌ها کلیک کنید.

 

۵۰. سیستم یادگیری همراه بسازید

همیشه کتاب های الکترونیکی فوق العاده فیلم های آموزشی در تلفن همراه خود داشته باشید. حتی یک ثانیه شما نباید به هدر برود.

اگر بیشتر زمان خود را در ترافیک و یا ماشین به سر می برید می توانید از سی دی های صوتی استفاده کنید.

 

۵۱. با خودتان جلسه بگذارید

این شاید یکی از عجیب ترین نکات مدیریت زمان و برنامه ریزی باشد! هدف از این جلسات اجرای ایده‌هایی است که موقع یادگیری پیدا کرده‌اید.

بسیاری از ما ایده‌های خوبی داریم. اما چون زمانی برای اجرای آنها اختصاص نمی‌دهیم، آن ایده‌ها را اجرا نمی‌کنیم.

قدم ششم مدیریت زمان و برنامه ریزی: تکنولوژی!

امروزه به لطف تکنولوژی انجام بسیاری از کارها ساده‌تر شده است! همین مقاله ای که در حال مطالعه هستید با تایپ صوتی آماده شده است 🙂

 

۵۲. برون سپاری با تکنولوژی

برون سپاری یعنی انجام یک کار شرکت خارج از شرکت. امروزه در هر حوزه ای استارتاپ هایی به وجود آمده‌اند که این کار به خوبی انجام می دهند.

یکی از مواردی که به نظر من برون‌سپاری آن می‌تواند مفید باشد، مسائل خانه است. شست و شو و نظافت، تعمیرات برق آب و گاز و…

برون سپاری زمان و انرژی زیادی به شما می‌دهد اما کمی هزینه دارد!  نسبت به زمانی که آزاد می‌کند بسیار با ارزش است.

 

۵۳. ثبت ایده ها در keep

در بعضی از کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی گفته می‌شود که یادداشت برداری کنیم. اما کجا و چگونه؟
گوگل کیپ یکی از بهترین ابزارهای گوگل در زمینه یادداشت برداری است. کار کردن با آن بسیار ساده است. در آن یک برچسب با نام ایده ها تعریف کنید.

هر موقع ایده خوبی برای کسب و کار رسید را یادداشت کنید.

اگر این کار را نکنید به شما قول می‌دهم بهترین ایده‌های زندگیتان را نمی‌توانید به یاد آورید!

مدیریت زمان و برنامه ریزی، با این اپلکیشن امکان پذیر است!

دانلود برای اندروید دانلود برای آیفون

 

۵۴. ایمیل های خود را مدیریت کنید

نکته‌ای کمتر در کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی به چشم می‌خورد:  همین الان ایمیل های زیادی به شما فرستاده می‌شود که ارزش زیادی ندارند.

برای لغو عضویت کافیست در انتهای ایمیل به دنبال کلمه لغو عضویت (unsubscribe به انگلیسی) باشید و روی آن کلیک کنید و از دست خبرنامه‌های مزاحم خلاص شوید!

 

۵۵. از  سخت‌ترین سیستم ارتباطی استفاده کنید!

شما در حال خواندن یکی از ترفندهای افراد فوق موفق در مدیریت زمان و برنامه ریزی هستید: از بهترین رسانه های ارتباطی استفاده کنید.

هرچه دسترسی به یک رسانه ارتباطی سخت‌تر باشد زمان بیشتری خواهید داشت!

برای افراد مزاحمی که مدام شماره موبایل شما را درخواست می‌کنند، می‌توانید از فکس استفاده کنید. گاهی لازم است از ایمیل استفاده کنید و گاهی تلفن.

گاهی اوقات هم لازم است این رسانه‌ها را کنار بگذارید و به صورت حضور جلسه بگذارید.

یادتان باشد که تا جای ممکن از افراد جلسه‌ای فاصله بگیرید 🙂

اگر از این نکته به خوبی استفاده کنید، به شما قول می‌دهم زمان بسیار زیادی برای تفریح خود به وجود می‌آورید.

قدم آخر: مدیریت زمان و برنامه ریزی

قبل از اینکه درباره‌ی موضوع صحبت کنم. لازم چند نکته را توضیح بدهم که پیش‌نیاز محبث اصلیست.

 

۵۶. ایده آل گرا نباشید!

سازنده سیستم وردپرس حرف بسیار زیبایی دارد: اگر اولین محصولی که ساخته‌اید عالی و کامل بود خیلی دیر اقدام به عرضه‌اش کردی!

کتاب خودم بعد از اینکه چاپ شد متوجه شدم در چند جای آن اشتباهات تایپی وجود دارد! به جای اینکه ناراحت شوم به خودم گفتم اشکالی ندارد در چاپ بعدی آن‌هارا درست می‌کنیم!

ایده‌آل گرایی قاتل کارهای بزرگ است!

 

۵۷. برای کارهایتان زمان کافی اختصاص ندهید!

بسیاری از کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی توصیه می‌کنند که برای هر کاری زمان کافی اختصاص دهیم. از امروز سعی کنید برای انجام هر کاری معادل نصف آن زمان بگذارید.

با این نکته ساده می‌توان بهره‌وری را تا جایی بالا برد که دیگران نتوانند باور نکنند!

زمانی که خواستم کتابم را بنویسم برای خودم ۶ ماه زمان گذاشتم.

به خودم گفتم تو که مدرس افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان و برنامه ریزی هستی، نوشتن کتابت  ۶ ماه زمان می‌برد؟! ‌ تصمیم گرفتم آن را در چهار روز به اتمام برسانم و در کمال تعجب این اتفاق افتاد!

 

۵۸. اولویت بندی نکنید!

این دیدگاه شاید در نگاه اول با تمام کتاب‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی متفاوت باشد!

اگر برای کارهای خود اولویت‌بندی می‌کنید، در مدیریت زمان شکست خورده‌اید! شاید این مورد خلاف دیدگاه عموم باشد.

منظور من این است که در طول روز آنقدر باید کارهای کمی انجام دهیم که نیازی به اولویت‌بندی نداشته باشند!

اگر خلاف این دیدگاه عمل کنید سراغ بی‌ارزش‌ترین کارها می‌روید که دیگران هم می‌توانند آن‌هارا انجام دهند!

دایره برتری وارن بافت را فراموش نکنید!

البته این کارها، کارهای ساده ای نیستند. همانطور که گفتم این کارها در دایره برتری ماست. کارهایی که فقط از پس خودمان بر می‌آید.

 

۵۹. گام اول مدیریت زمان و برنامه ریزی: فهرست‌سازی کارها

فهرست سازی کارها یکی از با ارزش‌ترین آموزش‌هایی بود که در زمینه مدیریت زمان و برنامه ریزی از ژان بقوسیان عزیز یاد گرفته‌ام و می‌خواهم آن‌را با شما به اشتراک بگذارم.

 

مرحله‌ی اول: همین الان یه کاغذ و خودکار بزارین جلوتون! و تمام کارهایی در محل کار انجام می‌دین رو بنویسین. حتی ریزترین موارد

شاید برای یک مدیر معمولی ۲۰ الی ۳۰ کار رو انجام بشه (بستگی به شما داره)

مرحله‌ی دوم: حالا سه تا ستون رسم کنید واسه هر گروه

وقتی کاری به ستون اول یعنی حذف میاد یعنی کاریه که همین الان باید اون رو متوقف کرد بنابراین این سوال رو از خودمون می‌پرسیم که کدوم کارهارو میشه کاملا حذف کرد و دیگه انجامشون نداد؟

چند مثال واسه این گروه:‌ چک کردن شبکه‌های اجتماعی حین فعالیت، سرکشی بیخود به کارمندان، پاسخ‌گویی به تلفن حین فعالیت و …
مرحله‌ی سوم: واگذاری: چه کارایی رو میشه به همکاران واگذار کرد؟ کدوم کارارو میشه کلا بیرون از شرکت برون‌سپاری کرد؟

در قدم بعدی کارها به اشخاص مناسب واگذار می‌کنید

مرحله چهارم: باز طراحی یا طراحی مجدد: اگه اون ۲۰ کار رو از دو فیلتر قبلی عبور بدیم،‌در نهایت کارایی می‌مونه که فقط خودمون می‌تونیم انجامش بدیم.

تو این مرحله که به انگلیسی redesign گفته میشه بررسی می‌کنیم که اصلی‌ترین کارهای خودمون رو چطوری ساده‌تر و راحتر‌ کنیم؟ چطور سریعتر و ساده‌ترش کنیم.

چند مثال از کارهای مهم: تدوین استراتژی، استخدام فرد قدرتمند یا اخراج کارمند نامناسب، اجرای اید‌ه‌های جدید مثل ساخت وب‌سایت و…

چند سوال از کتاب افزایش عملکرد در محل‌ کار اوردم که این تمرین رو بهتر کنه!

  1. از خودتون بپرسید که ارزش این کار برای شرکت چقدر است؟
  2. از خودتون بپرسید که چقدر از انجام این کار لذت می‌برید؟
  3. از خودتون بپرسید آیا من تنها کسی هستم که می‌تونه این‌کار رو انجام بده؟

مدیریت زمان و برنامه ریزی

۶۰.گام دوم مدیریت زمان و برنامه ریزی: حداکثر ۳ کار در روز انجام دهید

نوشتن فهرست‌های روزانه را کنار بگذارید، وقتی فهرستی طولانی داشته باشید معمولاً کارهای ساده‌تر و کم‌ارزش‌تر را انجام می‌دهید.

و در انتهای روز می‌بینید که مهم‌ترین کارهای فهرست را انجام نداده‌اید به این دلیل که سخت یا وقت‌گیر بودند.
بنابراین سعی کنید برای مدیریت زمان و برنامه ریزی، حداکثر در یک روز تنها سه کار انجام دهید، البته من پیشنهاد می‌کنم اگر امکان دارد، کارها را باز کمتر کنید!

 

۶۲. با خودتان مهربان باشید و به خودتان جایزه دهید

با خودتان مهربان باشید! شما ماشین نیستید. بعضی اوقات شرایطی پیش می‌آید که نمی‌توان کارها را در زمان خود انجام داد.

کلمه دوستت دارم را همیشه به خودتان بگویید! افراد زیادی مدیریت زمان و برنامه ریزی قوی دارند. قبول دارید خیلی از آن‌ها چنین ویژگی دوست‌داشتنی را ندارند؟ 🙂

 

یکی از مهم‌ترین نکات مدیریت زمان و برنامه ریزی! «با خودتان مهربان باشید! شما ماشین نیستید!»

۶۳. واژه‌ای که می‌تواند زندگی شما را متحول کند

به دلیل وجود فشارهای اجتماعی، مهارت یافتن در این مورد برای بسیاری از افراد دشوار است.

افراد فوق موفق جامعه می‌دانند باید به درخواست‌های بی‌شمار نه بگویند مگر اینکه باید یک اولویت ارزشمند مواجه شوند. مثال‌های بسیار آشنا برای مدیران؛

امشب بریم بیرون؟ – بیا یک جلسه بگذاریم – می‌شود تلفنی صحبت کنیم؟ – می‌شود ناهار را باهم بخوریم تا از شما مشاوره دریافت کنم؟

من به دنبال چند سرمایه‌گذار می‌گردم می‌شود قرار بگذاریم تا اطلاعات شما استفاده کنم؟ توجه به این نکات از خود مدیریت زمان و برنامه ریزی مهم‌تر است!

پس از قبل اینکه‌ روی مدیریت زمان و برنامه ریزی کار کنید، روی خودتان کار کنید!

درست است که موجودی اجتماعی هستیم و دوست داریم به افراد نیازمند کمک کنیم؛ اما پاسخ خارج از کنترل به درخواست‌ها در درازمدت مانع انجام همه‌کاره‌ای دیگری می‌شود که برای آن‌ها هم ارزش قائلیم و باعث موفقیت ما می‌شوند.

احتمالاً وقتی از این مهارت باارزش استفاده می‌کنید، مردم می‌گویند چقدر مغرور و ازخودراضی است که وقت خود را در اختیار من قرار نمی‌دهد! خیلی نگران نباشید، این مشکل شما نیست! شما هیچ‌گاه نمی‌توانید همه را راضی و خوشحال نگه‌دارید!

 

۶۴. قاطعانه تصمیم بگیرید

ترس قاتل تصمیم‌های مهم است.  احتمالا این جمله را شنیده‌اید که می‌گوید: شجاعت به این معنی نیست که نترسیم! شجاعت یعنی اینکه با این که می‌ترسیم حرکت کنیم و از آن ها بگذاریم.

اگر شما مدت‌هاست در یک تصمیم مانده‌اید. از همین امروز آن را به اجرا در بیاورید!

یک چالش!

اجرای کدام ایده‌ی مطلب ما در مدیریت زمان و برنامه ریزی برای شما ترسناک‌تر بود؟ همین امروز آن‌را عملی کنید!

 

یک درخواست!

زیباترین جملات این مقاله کدام است؟ آن‌را برای ما در همین صفحه کامنت کنید!

 

جمله‌ی حکمت آمیز این مقاله!

شاید لازم باشد بعد از خواندن این مقاله تغییرات اساسی در مدیریت زمان و برنامه ریزی خود ایجاد کنید اما

همه چیز رو ساده بگیر! 🙂

 

منبع اصلی این مقاله

مطمئنم که از بهترین مطلب ما در مورد مدیریت زمان و برنامه ریزی لذت بردید!

خیلی از مطالب این مقاله به‌صورت خیلی کامل‌تر در کتاب شکستن سدهای بهره‌وری جمع‌آوری شده است. اگر دوست دارید می‌توانید همین الان می‌توانید یکی از پکیج‌های زیر را سفارش دهید و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید!

کتاب یا مقاله؟

مقاله‌های VIP و کتاب شکستن‌ سدهای بهره‌وری مکمل یک‌دیگر هستند. نکته مثبت کتاب این‌ است که مطالب کاملا شرح داده شده است. اما نکته مثبت مقاله‌های VIP همیشه به‌روزرسانی می‌شوند. پیشنهاد ما این است که از هر دو استفاده کنید.

 

بهترین پکیج همیارتوربو مدیریت زمان و برنامه ریزی  مدیران

۷ جلد کتاب + ۷ دفترچه یادداشت + ۷ جزوه مکمل + عضویت طلایی یک‌ماهه + ارسال رایگان با پست پیشتاز
قیمت اصلی: ۳۳۴۰۰۰ تومان

تخفیف ویژه به دلیل آماده‌سازی چاپ دوم! فقط ۱۳۹ هزار تومان!!!
می‌توانید ۶ جلد دیگر را به کارمندان خود هدیه بدهید تا بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد!

پکیج ۵ جلدی کتاب

۵ جلد کتاب + ۵دفترچه یادداشت + ۵ جزوه مکمل + ارسال رایگان با پست سفارشی
قیمت اصلی: ۲۰۵۰۰۰ تومان

تخفیف ویژه به دلیل آماده‌سازی چاپ دوم! فقط ۸۹ هزار تومان!!!
می‌توانید ۴ جلد دیگر را به کارمندان خود هدیه بدهید تا بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد!

 

 

پکیج تک جلدی کتاب

۱ جلد کتاب +۱دفترچه یادداشت + ۱ جزوه مکمل + ارسال رایگان با پست سفارشی
قیمت اصلی: ۴۹۰۰۰ تومان

تخفیف ویژه به دلیل آماده‌سازی چاپ دوم! فقط ۳۹ هزار تومان!!!

 

 

تگ‌ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن